Es una empleada de categoría inferior a la administrativa, quien supervisa su trabajo diario, por ello, trabaja con frecuencia en oficinas y secretarías, contribuyendo al buen funcionamiento de los sistemas administrativos corporativos.
Es responsable de una amplia variedad de actividades relacionadas con la información, los cálculos, el correo y el soporte telefónico en particular. Sin embargo, con la llegada de las nuevas tecnologías asociadas a la gestión administrativa, este perfil ha adquirido aún más funciones.
Suelen tratarse de cursos de formación profesional, en particular de formación especializada, licenciatura o, en algunos países, titulaciones en administración y finanzas, aunque existen diversas variantes similares que aportan los conocimientos adecuados.
Por lo general, duran alrededor de dos años, tiempo durante el cual adquirirá las habilidades necesarias para ocupar el puesto con diligencia. Por otro lado quienes tienen el título de Licenciado/a en Administración y Dirección de Empresas (ADE) también pueden cumplir con esta función.
Durante la capacitación para convertirse en asistente administrativo, adquirirá habilidades como administración del tiempo, mantenimiento de registros, trabajo en equipo en la oficina y transcripción de audio.
Capacidad para priorizar actividades, trabajar en equipo y mantener toda la información confidencial.
Capacidad para estar atento al cliente, tomar la iniciativa y cumplir con los plazos.
Buenas dotes organizativas, buen contacto telefónico y redacción correcta en todos los aspectos.
Mecanografía, manejo de números, redacción en inglés y ofimática.
Sea un excelente comunicador, atento, metódico, educado y preciso.
Funciones de la auxiliar administrativa
Envíe llamadas o chatee en línea en el sitio web de la empresa poniéndose en contacto con el candidato. También registra mensajes, correos electrónicos y correos electrónicos.
Recibe visitas de personas que quieren hablar con un compañero o concertar una cita.
Recibir y enviar documentos con firma o sello, enviando los que lleguen a la empresa a la agencia competente o gestionando los envíos ordenados por un superior jerárquico.
Guarde sus archivos en un lugar accesible, en formato físico o electrónico, y verifique su ubicación y almacenamiento con regularidad para poder acceder a ellos en cualquier momento.
Realizar cálculos administrativos básicos para gestionar facturas, costes de pedidos, compras comerciales o cualquier otro tipo de transacción (cálculo de sueldos de empleados, impuestos, cotizaciones a la seguridad social, etc).
Comunicar toda la información relevante a otros departamentos, miembros y superiores de la empresa.
Mantenga un programa actualizado de reuniones, eventos, llamadas y otras citas importantes. Aquí las habilidades organizativas se vuelven esenciales.
Otra función fundamental es la de procesar expedientes y procesos administrativos, de acuerdo con los protocolos adecuados y utilizando los medios adecuados para ello.
Conocer y estar al día de las negociaciones comerciales con la Administración Pública.
Administre algunos programas específicos para agilizar y facilitar el trabajo diario de manera más eficiente, por ejemplo, para procesar texto, números, datos, etc.
Aptitudes de la auxiliar administrativa
Tener nociones básicas de cálculo y conocimientos de las TIC, principalmente en procesamiento de textos, además deberá contar con nociones de diferentes técnicas ofimáticas. Las habilidades en tecnología también son importantes, el conocimiento en hojas de cálculo y herramientas online de gestión de empresas es un valor añadido muy importante para poder ejercer en este tipo de empleos.
Debe mostrar iniciativa para actualizar todas las actividades, también debe mostrar actitud positiva para realizar y completar todas las tareas con éxito así como el manejo de todo el material de oficina habitual (ordenador, fotocopiadora o teléfono fijo, entre otros).
Empleabilidad de la auxiliar administrativa
Debido a la amplia gama de puestos de trabajo, todas las empresas requieren perfiles de gestión capacitados, también es uno de los perfiles que se pueden ejecutar desde la oficina o centro de trabajo o trabajar de forma remota con las aplicaciones que necesites.
Además, todos los sectores de la salud y la estética, así como las empresas de servicios, talleres, empresas financieras, fabricantes y demás negocios del sector industrial, necesitan personal administrativo. Dependiendo del tamaño de la empresa, necesitarán uno o varios puestos para el cargo de auxiliar administrativa.
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