La función principal del administrativo es brindar el apoyo total y posibilitar el correcto funcionamiento del negocio contable, así como supervisar y coordinar la gestión financiera, contable, adquisiciones y ventas, otros aspectos en los que participa el auxiliar. Tener una comunicación fluida con clientes y proveedores. Suelen trabajar bajo la supervisión de un secretario, administrador o director.
Sus características específicas incluyen:
Los aspectos más destacados incluyen la asistencia administrativa, que incluye tareas como enviar correos electrónicos, fotocopiar, enviar, contestar el teléfono, grabar mensajes y administrar la redacción y otros documentos. A menudo también reemplazan la mesa de comedor o la mesa de comedor.
Recogida de correspondencia y entrega al departamento o personal correspondiente, también pueden manejar los correos electrónicos enviados y prepararse para la entrega.
Hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan bases de datos informáticas para realizar esta función, aunque puede ser necesario registrar información al completar formularios o escribir notas.
Garantizan que los documentos importantes se registren y archiven correctamente, luego pueden encontrar la información a petición de otros miembros del equipo.
Gestión de datos personales, como tablas, escasez de personal, cotizaciones a la seguridad social, declaraciones de gastos y derechos vacacionales.
Algunos profesionales manejan los aspectos financieros de la administración de oficinas, además de preparar facturas y ordenar los costos de los clientes.
Pueden ser responsables de calcular los salarios en función de los recibos de pago, las reducciones de impuestos, el seguro médico y las contribuciones a la seguridad social. Son los encargados de transcribir textos a partir de un boceto o voz grabada.
Para ser asistente administrativo necesitas:
El perfil profesional debe tener nociones básicas de cálculo y matemáticas sencillas.
Familiarícese con las principales herramientas de la oficina (procesador de textos, hoja de cálculo, base de datos, etc).
Sea organizado, metódico y cuidadoso en su trabajo.
Tiene la capacidad de sintetizar.
Aprenda a trabajar en equipo.
Ser capaz de administrar los recursos normales de la oficina, como computadoras o copias.
Tener habilidades de comunicación oral y escrita.
Aprenda a ser profesional, cortés y amigable por teléfono.
El auxiliar administrativo ha ido progresivamente asumiendo responsabilidades más profundas y amplias, en la actualidad junto con el departamento de contabilidad, secretaría y dirección, se encarga de procesos y gestiones contables de alto nivel, trabajos en coordinación con los expertos en recursos humanos y coordinación de las funciones del personal.
El auxiliar administrativo cumple con funciones de coordinación entre diferentes departamentos, para que la empresa pueda mejorar su productividad es imprescindible la participación del auxiliar administrativo. Abarca tareas como la de facturación, contabilidad, compras, ventas, proveedores, clientes, socios estratégicos y mercadeo.
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