Un albarán, también conocido como nota de entrega, es un documento mercantil que acredita la entrega de mercancía o la prestación de un servicio entre dos partes.

Su función principal es verificar y justificar la recepción de los bienes o servicios por parte del comprador o cliente, sirviendo como prueba documental de la transacción.

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Diferencias con la factura

Es importante destacar que el albarán no es lo mismo que una factura. Si bien ambos documentos están relacionados con la compraventa de bienes o servicios, tienen finalidades distintas:

Albarán: Acredita la entrega y recepción de la mercancía o servicio.
Factura: Sirve como comprobante fiscal que permite al vendedor cobrar el importe correspondiente a la transacción.

Ejemplo:

Imaginemos que una tienda de ropa online vende una camiseta a un cliente. Al enviar la camiseta, la tienda incluye un albarán que detalla la prenda enviada (descripción, talla, color, precio), la fecha de envío y los datos de ambas partes. Este albarán sirve como prueba de que la tienda ha cumplido con su obligación de entregar la camiseta al cliente.

Elementos clave de un albarán

Un albarán debe incluir una serie de datos obligatorios para que tenga validez legal:

Encabezado: Debe incluir el nombre y número de serie del albarán, la fecha de emisión y el logotipo de la empresa emisora.

Identificación de las partes: Señala los datos del comprador y vendedor, incluyendo nombre, NIF/CIF y domicilio.

Descripción de la mercancía o servicio: Especifica los productos entregados o servicios prestados, detallando cantidad, unidades de medida, precio unitario y, en su caso, descuentos o promociones aplicadas.

Fecha y lugar de entrega: Indica cuándo y dónde se produjo la entrega o prestación del servicio.

Datos de transporte (si procede): En caso de que la mercancía sea transportada por una empresa externa, se deben incluir los datos del transportista, número de guía y fecha de expedición.

Firma del comprador: Consta la conformidad del receptor con la mercancía o servicio recibido.

Observaciones (opcional): Se puede incluir cualquier información adicional relevante para la transacción, como instrucciones de montaje, condiciones de garantía, etc.

Tipos de albaranes

Existen diferentes tipos de albaranes según su finalidad:

Albarán de entrega: El más común, acredita la entrega de mercancía.

Albarán de transporte: Justifica el traslado de la mercancía por parte de una empresa de transporte. En este caso, además de los datos habituales, se incluye información sobre el vehículo utilizado, la ruta y el seguro de la mercancía.

Albarán de prestación de servicios: Documenta la realización de un servicio, especificando la naturaleza del mismo, la fecha y hora de realización, y el precio pactado.

Importancia del albarán

El albarán es un documento de gran importancia en las transacciones comerciales, ya que aporta seguridad jurídica a ambas partes:

Vendedor: Demuestra que ha cumplido con su obligación de entregar la mercancía o prestar el servicio, sirviendo de base para reclamar el pago al cliente en caso de impago.
Comprador: Justifica la recepción de los bienes o servicios y sirve como base para su posterior contabilización y control de gastos.

El albarán es un documento esencial en las operaciones comerciales que permite verificar la entrega o recepción de productos o servicios, diferenciándose de la factura en su carácter no fiscal. Su correcta emisión y conservación es fundamental para ambas partes.

Además de lo anterior, cabe destacar que:

El albarán puede emitirse en formato físico o electrónico.
En España, la emisión de albaranes está sujeta a la normativa fiscal vigente, que puede variar en función del tipo de transacción y la comunidad autónoma.
Se recomienda conservar los albaranes durante un plazo mínimo de 5 años a efectos legales y contables.

Esperamos que esta información te haya sido útil. Si tienes alguna duda, no dudes en contactarnos.