Las empresas multinacionales están implantando herramientas de teletrabajo o home office, aunque en países del norte de Europa y de América ya hace años que esta modalidad de empleo ya es habitual, en el resto de regiones del mundo el home office está todavía muy lejos de ser una forma de empleo consolidada.
Las nuevas tecnologías han permitido mejorar la productividad de muchas empresas, la gestión de estas también se ha visto beneficiada gracias a la innovación y el desarrollo tecnológico.
Actualmente en los países más desarrollados, el 70% de los hogares cuentan con al menos un computador, estos dispositivos son utilizados para trabajar, para estudiar, para hacer gestiones y trámites, para estar al día de la información más relevante, e incluso para las actividades de ocio.
Qué es home office
Home office consiste en realizar la actividad propia del cargo sin necesidad de estar presente en el puesto habitual de la empresa, para lo cual se utiliza en la mayoría de los casos un computador con conexión a internet.
Aunque se pueden llevar a cabo otro tipo de actividades empresariales, lo habitual y más factible es que los empleados que realicen teletrabajo lo hagan para funciones de administración, análisis, gestión, contabilidad, diseño, desarrollo, información o seguridad. Hay muchos más trabajos que se pueden realizar mediante la modalidad del teletrabajo con conexión a internet, pero las cifras ponen de manifiesto que son los trabajos mencionados los que se pueden realizar con garantías a distancia.
Gracias a las nuevas tecnologías es posible que esta modalidad de trabajo se vaya implantando de forma progresiva en las empresas, especialmente en las grandes multinacionales, dado que cuentan con los recursos suficientes para llevar a cabo este tipo de tareas sin necesidad de estar presente en la propia empresa.
El lugar habitual para el teletrabajo o home office, suele ser la residencia del empleado, es la mejor ubicación para trabajar en las mismas condiciones que las de la empresa. Contar con un buen servicio de internet es fundamental para que el trabajo se realice con garantías y sin demoras.
Herramientas de home office
La alta competitividad del sector tecnológico ha permitido que en la actualidad existan muchas herramientas para el teletrabajo.
Hay varias formas de utilizarlas, pero las más habituales son las herramientas en línea y aquellas que consisten en un software que se debe descargar en el dispositivo. Las hay gratuitas y de pago, dependiendo de la complejidad del trabajo y de las necesidades de la empresa se pueden elegir las más adecuadas. Para trabajos de baja complejidad muchos empleados optan por utilizar herramientas gratuitas y también aquellas que el propio computador ya incluye en su sistema operativo. Los trabajos de media y alta complejidad dependen de herramientas de teletrabajo de pago.
Las herramientas de teletrabajo más populares son:
Slack
Es una herramienta de comunicación interna para empresas, mediante Slack se puede llevar una comunicación en un entorno profesional, incluye mensajería, videollamada, correo electrónico y planificación de tareas.
Es una aplicación versátil mediante la cual se pueden realizar la mayor parte de las tareas propias de la empresa a la vez que mantener una comunicación en tiempo real. Funciona con la mayoría de sistemas operativos. Tiene versiones de prueba, gratuitas y de pago.
Trello
Es una herramienta muy adecuada para la organización de tareas, un sistema basado en tarjetas que se puede editar en cualquier momento, tiene un uso sencillo, permite adaptar la agenda de trabajo a las diferentes circunstancias que surjan a lo largo del proceso.
Incluye checklist para asignar tareas e ir supervisando las tareas, permite asignar tareas de forma individual, el panel de administración se puede personalizar para adaptarlo a las necesidades de cada empleado. Una herramienta de organización y gestión de tareas a distancia muy completa, los usuarios interesados en esta popular herramienta disponen de versión gratuita y de pago.
Sesame
Una herramienta cuyo valor añadido es el control del tiempo de trabajo, mediante Sesame los responsables de recursos humanos o los directivos pueden controlar las horas que cada empleado dedica a cada tarea, la posibilidad de utilizarse en remoto hace de esta herramienta de teletrabajo una excelente opción para controlar el rendimiento laboral de cada empleado.
Esta herramienta junto con otras que la complementen permite que la empresa controle mejor que de forma presencial el rendimiento de los empleados. Cada año son más las empresas que deciden utilizar herramientas de control remoto y de monitorización de los computadores para mejorar el rendimiento de sus negocios.
Otras herramientas con muchos usuarios son Loomio, Quip, Tinypulse. Existe en el mercado online gran variedad de aplicaciones y herramientas online mediante las cuales se puede trabajar a distancia en mejores condiciones que en la propia empresa. El rendimiento de la empresa depende más de la buena planeación y monitorización que de la presencia en la propia empresa o del horario en ella.
El futuro del home office
La tendencia de la última década pone de manifiesto que el home office va a ser una forma de trabajar muy extendida en la mayoría de las empresas, se estima que para el año 2030 más del 50% de las empresas hayan implantado procesos de teletrabajo.
Los gobiernos de los países más desarrollados están implementando estrategias de difusión, también están generando incentivos para que en los próximos años el teletrabajo sea utilizado por la gran mayoría de las empresas.
Las ventajas son notorias, aumenta la eficiencia y rendimiento de las empresas, mejora la movilidad de las ciudades, favorece el medio ambiente, permite mejorar la planificación, organización y monitoreo de las tareas propias de la empresa, además reporta datos y métricas para mejorar las funciones y procesos.
Las Tics están revolucionando el trabajo, la década de 2010 ha sido la primera fase para el teletrabajo, la que consiste en la adaptación de parte del trabajo a esta nueva forma de gestión. La década de 2020 será la segunda fase, la de la expansión, y la década de 2030 será la tercera fase, la de la consolidación.
Cuando nació internet tuvieron que pasar varias décadas para que tanto usuarios como empresas aceptaran esta nueva tecnología, hubo un proceso de asimilación. De la misma forma el home office va ha pasar inexorablemente por estas fases de transición hasta que sea inevitable que la inmensa mayoría de profesionales trabajen a distancia. Es obvio que no todos podrán hacer teletrabajo, solo aquellos que por las características de su trabajo les sea posible.
El teletrabajo puede ser parcial o total, no necesariamente se tiene que estar presente a jornada completa en la empresa o totalmente en remoto. Dependiendo de las circunstancias se pueden flexibilizar las tareas para que estas se puedan realizar en función de las necesidades de la empresa o del propio empleado.
El home office va a ser un modo de trabajo vital en los próximos años, nos deparará muchas ventajas respecto al trabajo presencial, es necesario seguir innovando para mejorar las funciones de las herramientas de teletrabajo y así poder implantar esa modalidad de empleo con garantías en la próximas décadas.