Una de las principales funciones de la recepcionista es recibir a las personas que ingresan al negocio y contestar llamadas. Sin embargo, su labor incluye otras funciones como recibir y responder correos electrónicos, notificaciones y notificaciones que dará la empresa, con el fin de brindar la información básica solicitada.
La función de recibir visitantes es saludar adecuadamente a las personas que visitan la empresa, determinar sus necesidades, rastrear a los visitantes y dirigir gentilmente el despacho correspondiente al taller en cada caso. Cuando se trata de asistencia telefónica, debe responder y dirigir las llamadas entrantes de manera oportuna.
La recepcionista también se encarga de mantener la seguridad, supervisar los procesos y controlar el acceso que rige el negocio. Se puede realizar mediante un proceso de seguimiento de personas que ingresan al negocio a través de turberas o solicitando los permisos correspondientes.
Recepcionista en la empresa
Dentro de la empresa, la recepcionista debe preparar la correspondencia pendiente y organizar las entregas de la oficina de correos. A su vez, es necesario mantener actualizada la agenda, actualizar el horario y programar las reuniones correctamente, lo que implica informar a los participantes y realizar las respectivas reservas de habitaciones de hotel, salas de conferencias, restaurantes, etc.
En general, la tarea administrativa de la recepcionista es registrar los pagos reales, equilibrar el dinero, preparar los vales de viaje y otras actividades que pueden involucrar la facilidad monetaria.
Como vemos, la recepcionista en el terreno recibe a las personas que se incorporan a la organización, un timbre que también brinda apoyo administrativo y se encarga de monitorear las tareas administrativas para que se puedan llevar a cabo con precisión, puntualidad y eficiencia.
La función del recepcionista cada año va adquiriendo más relevancia dentro de las organizaciones empresariales e incluso en las instituciones públicas, su labor se va ampliando a medida que van creciendo las necesidades de clientes y usuarios.
Existen diversas demarcaciones en las que el recepcionista tiene un papel relevante, empresas privadas de sectores industriales, empresas comerciales, telecomunicaciones, administraciones públicas, eventos, corporaciones turísticas hoteleras, empresas de viajes y transporte privado, e incluso en el ámbito de actividades o eventos sin ánimo de lucro.
El papel de recepcionista es de gran importancia porque es el nexo de contacto y quien dirige el flujo tanto de clientes como de usuarios, también ejerce labores administrativas, contables y organizativas en coordinación con el resto de departamentos ejecutivos de la empresa.
Formación de recepcionistas
La formación de los profesionales recepcionistas a mejorado de forma notable hasta tal punto que cuentan en muchas ocasiones con un nivel equivalente al de los ejecutivos o administrativos de la compañía.
En la actualidad existente multitud de centros formativos e incluso universidades que cuentan con grados formativos y especializaciones muy avanzadas para recepcionistas de gran calidad que permiten licenciar a los mejores profesionales para que puedan afrontar funciones complejas en el marco de las responsabilidades propias de las labores de recepción. Todo ello con el fin de optimizar este tipo de profesión para mejorar la gestión y organización de las empresas a todos los niveles corporativos.
Es importante poner de manifiesto que la oferta formativa se encuentra en centros tradicionales y en nuevos canales online, en función de las necesidades o de las circunstancias se podrá optar por la formación presencial o a distancia por vía tecnológica.
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